ZUGFeRD oder XRechnung: Was ist der Unterschied?

Beide Formate sind E-Rechnungen im Sinne der Neuregelung, und beide folgen derselben europäischen Norm, EN 16931. Der Unterschied liegt nicht im Inhalt, sondern in der Verpackung — und genau der entscheidet, ob Sie die Rechnung einfach öffnen können oder nicht.

Der Unterschied in einer Tabelle

Warum ZUGFeRD „hybrid" heißt

Ein ZUGFeRD-Dokument ist ein ganz normales PDF — es lässt sich öffnen, lesen und ausdrucken wie jedes andere. Zusätzlich steckt im Dateiformat PDF/A-3 eine XML-Datei, die dieselben Angaben maschinenlesbar enthält. Der Mensch sieht das PDF, die Buchhaltungssoftware liest das XML.

Factur-X ist das französische Gegenstück mit demselben Aufbau. Ab ZUGFeRD 2.1 sind die beiden aufeinander abgestimmt, sodass eine Factur-X-Rechnung in der Regel auch als ZUGFeRD verarbeitet werden kann.

Welches Format bekommen Sie?

Das entscheidet der Absender, nicht Sie. In der Praxis heißt das: Sie müssen beide annehmen können. Eine .xml-Datei im Postfach ist fast immer eine XRechnung; ein PDF kann ein gewöhnliches PDF oder eine ZUGFeRD-Rechnung sein — ansehen lässt sich das von außen nicht.

• Kommt eine .xml-Datei an, brauchen Sie einen Viewer, um sie zu lesen.
• Kommt ein PDF an, prüfen Sie, ob strukturierte Daten eingebettet sind. Wenn ja, ist es eine E-Rechnung und das XML ist das Original.
• Beides aufbewahren müssen Sie in der Form, in der es angekommen ist.

Was für den Empfang wirklich zählt

Für die Pflicht, die seit 2025 gilt, ist die Formatfrage zweitrangig: Sie müssen beide lesen und archivieren können. Wichtiger ist, dass das Lesen keinen Umweg über einen fremden Server nötig macht. Eine Rechnung enthält Bankverbindung und Zahlungsziele — der Viewer auf dieser Seite arbeitet deshalb im Browser, ohne Upload.

Häufige Fragen

Ist ZUGFeRD besser als XRechnung?

Keines ist besser — sie lösen unterschiedliche Aufgaben. XRechnung ist der Standard gegenüber öffentlichen Auftraggebern, ZUGFeRD ist im B2B bequemer, weil die Rechnung auch ohne Spezialsoftware lesbar bleibt. Rechtlich erfüllen beide die Anforderungen.

Kann ich eine XRechnung im Browser oder im Texteditor öffnen?

Öffnen ja, lesen kaum. Sie sehen den rohen XML-Code mit Hunderten Zeilen Auszeichnung. Ein Viewer ordnet die Felder einer Rechnung zu — Positionen, Steuersätze, Beträge — und macht daraus eine Ansicht, die ein Mensch prüfen kann.

Woran erkenne ich, ob ein PDF eine ZUGFeRD-Rechnung ist?

Von außen gar nicht. Erst wenn die Datei auf eingebettete XML-Daten geprüft wird, zeigt sich, ob strukturierte Rechnungsdaten enthalten sind. Der Viewer auf dieser Seite macht genau das.

Gilt EN 16931 auch außerhalb Deutschlands?

Ja, es ist eine europäische Norm. Deshalb lassen sich XRechnung, ZUGFeRD und das französische Factur-X aufeinander abbilden — sie sind nationale Ausprägungen desselben Datenmodells.

Verwendete Werkzeuge

Dieser Text ist eine Orientierung und keine Steuerberatung. Für Entscheidungen im eigenen Unternehmen ist der Steuerberater zuständig.