XRechnung XML öffnen — ohne Software, ohne Upload

Im Postfach liegt eine Datei mit der Endung .xml, und ein Doppelklick öffnet entweder nichts Brauchbares oder eine Wand aus spitzen Klammern. Das ist kein Fehler: eine XRechnung ist für Software gemacht, nicht für Augen.

Warum Texteditor und Browser nicht reichen

Beide zeigen den Inhalt korrekt an — nur eben als Auszeichnungssprache. Eine typische XRechnung hat mehrere hundert Zeilen, in denen Rechnungsnummer, Steuersätze und Bankverbindung zwischen verschachtelten Elementen stehen. Prüfen lässt sich das so nicht, und genau prüfen ist der Zweck.

Was fehlt, ist die Zuordnung: welches Feld ist der Nettobetrag, welches die Umsatzsteuer, welches die Position. Ein Viewer kennt das Datenmodell von EN 16931 und stellt die Felder als Rechnung dar.

So geht es

1. Die .xml-Datei aus der E-Mail speichern. Bei ZUGFeRD ist es stattdessen die .pdf-Datei — der Weg ist derselbe.
2. Die Datei im Viewer auswählen. Sie wird im Browser gelesen und nicht übertragen.
3. Die Rechnung prüfen: Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Nettobeträge, Steuersätze, Gesamtbetrag, Bankverbindung.
4. Die Originaldatei aufbewahren — archiviert wird das XML, nicht die Ansicht.

Warum Upload hier mehr wiegt als sonst

Bei den meisten Dokumenten ist ein Upload eine Geschmacksfrage. Bei einer Rechnung nicht: darin stehen Bankverbindung, Zahlungsziele, Kundennamen und Preise. Die kostenlosen Viewer im Netz übertragen die Datei dafür an einen Server, und die meisten gehören Anbietern, die danach ihre Rechnungssoftware verkaufen möchten.

Das Darstellen einer XRechnung ist Rechenarbeit, die jeder Browser erledigen kann. Dieser Viewer tut genau das — die Datei bleibt auf Ihrem Gerät.

Wenn die Datei nicht gelesen werden kann

• Prüfen Sie die Endung. Eine als .xml.txt gespeicherte Datei kommt aus manchen Mail-Programmen und muss zurückbenannt werden.
• Bei einem PDF: nicht jedes PDF ist eine ZUGFeRD-Rechnung. Ohne eingebettete Daten ist es eine gewöhnliche PDF-Rechnung.
• Kommt die Datei aus einem Portal, laden Sie das Original herunter statt eine Vorschau zu speichern.

Häufige Fragen

Wird meine Rechnung beim Anzeigen hochgeladen?

Nein. Der Viewer auf dieser Seite liest die Datei im Browser. Sie wird nicht an einen Server übertragen und nicht gespeichert.

Welche Formate kann der Viewer lesen?

XRechnung als XML, ZUGFeRD und Factur-X als PDF mit eingebetteten Daten sowie Peppol-Rechnungen nach demselben Datenmodell.

Kann ich die Rechnung danach als PDF speichern?

Die Ansicht lässt sich ausdrucken oder als PDF sichern. Für die Aufbewahrung gilt aber weiterhin die Originaldatei — das XML ist das Original, nicht die Ansicht davon.

Brauche ich dafür ein Konto?

Nein. Kein Konto, keine Anmeldung, keine Installation.

Verwendete Werkzeuge

Dieser Text ist eine Orientierung und keine Steuerberatung. Für Entscheidungen im eigenen Unternehmen ist der Steuerberater zuständig.