E-Rechnung empfangen: Was seit 2025 Pflicht ist
Aktualisiert 2026-10-23
Bei der E-Rechnungspflicht wird fast immer über das Versenden gesprochen — und dort gelten lange Übergangsfristen. Für das Empfangen gilt keine einzige. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen eine E-Rechnung annehmen, lesbar machen, prüfen und archivieren können.
Das betrifft auch Unternehmen, die selbst noch jahrelang Papier oder PDF verschicken dürfen. Wer eine strukturierte Rechnung bekommt, muss sie verarbeiten können — unabhängig von der eigenen Größe.
Die Fristen im Überblick
Zum Schritt 2027 formulieren die Quellen unterschiedlich, welche Umsätze genau in die Grenze von 800.000 € einfließen. Die Stichtage selbst sind unstrittig. Für eine Entscheidung im eigenen Unternehmen ist der Steuerberater die richtige Adresse — dieser Text ist eine Orientierung, keine Steuerberatung.
| Ab wann | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | E-Rechnungen müssen empfangen werden können | Alle inländischen Unternehmen, ohne Übergangsfrist |
| bis 31. Dezember 2026 | Papier und PDF beim Versand weiter erlaubt | Alle — der Empfänger muss zustimmen |
| 1. Januar 2027 | Versandpflicht für inländische B2B-Umsätze | Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € |
| 1. Januar 2028 | Versandpflicht für alle inländischen B2B-Umsätze | Alle |
Was „empfangen können" praktisch heißt
Es heißt nicht, dass eine Software gekauft werden muss. Gefordert ist, dass die Rechnung angenommen, ihr Inhalt sichtbar gemacht und die Datei aufbewahrt werden kann. Ein E-Mail-Postfach reicht für den ersten Teil. Der zweite Teil ist der, an dem es in der Praxis scheitert: eine XRechnung ist reines XML und im Texteditor für Menschen nicht lesbar.
- Die Datei aus der E-Mail speichern — .xml bei einer XRechnung, .pdf bei ZUGFeRD.
- Den Inhalt sichtbar machen: Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze, Bankverbindung.
- Die Originaldatei aufbewahren. Archiviert wird die strukturierte Datei, nicht ein Ausdruck davon.
Warum der Umweg über einen Anbieter oft unnötig ist
Die meisten kostenlosen Viewer laden die Rechnung auf einen Server. Das ist bei einem Dokument, das Bankverbindung, Zahlungsziele und Kundenbeziehungen enthält, eine Entscheidung und keine Formalität — zumal diese Viewer fast immer von Anbietern stammen, die anschließend ihre eigene Software verkaufen.
Das Sichtbarmachen selbst braucht keinen Server. Der Viewer auf dieser Seite liest die Datei im Browser: sie wird nicht hochgeladen, nicht gespeichert und verlässt das Gerät nicht.
Und die Rechnungen, die keine E-Rechnungen sind?
Die Empfangspflicht ändert nichts daran, dass der größte Teil des Posteingangs weiterhin aus gewöhnlichen PDF-Rechnungen und abfotografierten Belegen besteht. Dort stehen keine strukturierten Daten drin, die sich auslesen ließen — die Zahlen stehen nur auf der Seite.
Für diese Belege gibt es ein eigenes Werkzeug, das die Felder herausliest und als Tabelle oder CSV zurückgibt, bis zu 50 Dokumente auf einmal. Es ist nicht derselbe Weg wie beim Viewer: eine strukturierte Rechnung wird exakt gelesen, ein PDF ohne Daten wird interpretiert. Deshalb erkennt es eine ZUGFeRD-Datei und schickt Sie zum Viewer zurück, statt Geld dafür zu nehmen, dieselben Zahlen zu erraten.
Kleinunternehmer
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen einer E-Rechnung befreit — die Regelung steht in § 34a UStDV und gilt auch nach dem Ende der Übergangsfristen. Vom Empfangen befreit sie das nicht. Wer eine E-Rechnung bekommt, muss sie lesen und aufbewahren können, auch ohne eigene Rechnungssoftware.
Häufige Fragen
- Reicht es, die E-Rechnung auszudrucken und abzuheften?
- Nein. Aufbewahrt werden muss die strukturierte Originaldatei — das XML beziehungsweise das ZUGFeRD-PDF. Ein Ausdruck ist eine Ansicht davon, nicht das Original.
- Ist ein normales PDF eine E-Rechnung?
- Nein. Ein PDF ohne eingebettete strukturierte Daten gilt als „sonstige Rechnung", nicht als E-Rechnung im Sinne der Neuregelung. ZUGFeRD ist der Sonderfall: dort steckt im PDF zusätzlich die XML-Datei.
- Muss ich eine Software kaufen, um E-Rechnungen zu empfangen?
- Nein. Gefordert ist, dass Sie die Rechnung annehmen, lesbar machen und aufbewahren können. Für das Lesbarmachen genügt ein Viewer; für die Aufbewahrung die Datei selbst, nach den Regeln, die für Ihre Buchhaltung ohnehin gelten.
- Was passiert, wenn ich eine E-Rechnung nicht annehmen kann?
- Die Rechnung gilt trotzdem als zugestellt, wenn der Absender sie korrekt übermittelt hat. Das Risiko liegt beim Empfänger — unter anderem beim Vorsteuerabzug. Klären Sie den konkreten Fall mit Ihrem Steuerberater.
Verwendete Werkzeuge
Dieser Text ist eine Orientierung und keine Steuerberatung. Für Entscheidungen im eigenen Unternehmen ist der Steuerberater zuständig.